Rejestr Agencji Zatrudnienia

Z dniem 1.06.2025r. weszła w życie ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia, która zastępuje obowiązującą dotychczas ustawę z dnia 20 kwietnia 2004r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Wprowadza ona zmiany w zakresie prowadzenia agencji zatrudnienia, zarówno dla podmiotów ubiegających się o wpis, jak również agencji zatrudnienia posiadających już wpis do rejestru agencji zatrudnienia (dalej: rejestr agencji zatrudnienia).

Ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia

Wpisowi do rejestru agencji zatrudnienia podlegają usługi:

Pośrednictwa pracy, które obejmuje usługi wskazane w art. 81 ust. 2 ustawy, oraz :

kierowanie osób do pracy za granicą u pracodawców zagranicznych,
kierowanie cudzoziemców do zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej do podmiotów prowadzących działalność na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
gromadzenie i udostępnianie informacje o wolnych i poszukiwanych miejscach pracy za pośrednictwem systemów teleinformatycznych.

Pracy tymczasowej, polegającej na zatrudnianiu pracowników i kierowaniu tych pracowników oraz osób niebędące pracownikami do wykonywania pracy tymczasowej na rzecz i pod kierownictwem pracodawcy użytkownika, na zasadach określonych w przepisach o zatrudnianiu pracowników tymczasowych.
Prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie pośrednictwa pracy oraz pracy tymczasowej na rzecz cudzoziemców, od których wymagane jest posiadanie zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, o których mowa w art. 6 ustawy z dnia 20.03.2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzenia pracy cudzoziemcom na terytorium RP.

Aby uzyskać wpis do rejestru agencji zatrudnienia należy:

Złożyć wniosek wraz z załącznikami w postaci elektronicznej za pośrednictwem https://stor.praca.gov.pl/portal/#/kraz
Wnieść opłatę za dokonanie wpisu w wysokości 1000 zł

Wraz z wnioskiem podmiot składa:

Oświadczenie dla ubiegających się o wpis do rejestru agencji zatrudnienia;
Dowód uiszczenia opłaty lub jego cyfrowe odwzorowanie wraz z danymi umożliwiającymi identyfikacje podmiotu obowiązanego do wniesienia opłaty;
Zaświadczenia o braku zaległości (dotyczy zarówno podmiotu jak i osób zarządzających nim lub go reprezentujących):
1. z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy, fundusz Solidarnościowy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Fundusz Emerytur Pomostowych oraz braku zaległości we wpłatach na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych wydane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych;
2. podatkowych wydane przez Urząd Skarbowy;
3. z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne rolników lub na ubezpieczenie zdrowotne wydane przez Kasę Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (KRUS);
zaświadczenie o niekaralności za przestępstwa lub wykroczenia, o których mowa w art. 307 ust. 1 pkt 3 ww. ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia (zaświadczenie o niekaralności wydane z zasobów Krajowego Rejestru Karnego w odniesieniu do osób zarządzających podmiotem i/ lub go reprezentujących);
oświadczenie o niekaralności za wykroczenia, o których mowa w art. 307 ust 1 pkt 3 ww. ustawy w okresie 2 lat przed dniem złożenia tego oświadczenia złożone przez osoby reprezentujące podmiot i/lub go reprezentujące);
umowę najmu lokalu, w którym będą świadczone usługi agencji zatrudnienia;

Zgodnie z ww. ustawą o rynku pracy i służbach zatrudnienia, rejestr podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia prowadzi marszałek województwa właściwy dla siedziby podmiotu ubiegającego się o wpis.

Na terenie województwa podlaskiego organem właściwym do prowadzenia stosownego rejestru jest Marszałek Województwa Podlaskiego. Na terenie województwa podlaskiego powyższe zadanie realizuje Wojewódzki Urząd Pracy w Białymstoku będący jednostką organizacyjną samorządu województwa podlaskiego.

Opłatę za wpis należy wnieść na konto:

Wojewódzki Urząd Pracy

ul. Pogodna 22

15-354 Białystok

Nr konta: 36 1500 1344 1213 4003 1694 0000

z dopiskiem – „Wpis do rejestru agencji zatrudnienia (…)” ze wskazaniem nazwy i NIP podmiotu, którego dotyczy.

Przedsiębiorca zagraniczny dołącza do wniosku o wpis sporządzone przez tłumacza przysięgłego tłumaczenie na język polski dokument uprawniający do prowadzenia działalności w zakresie pośrednictwa pracy lub pracy tymczasowej na terytorium państwa pochodzenia oraz dokument potwierdzający upoważnienie wydane dla osoby składającej wniosek do reprezentowania przedsiębiorcy zagranicznego.

W przypadku występowania o wpis przez pełnomocnika, do wniosku należy załączyć stosowne pełnomocnictwo oraz oryginał dowodu uiszczenia opłaty skarbowej za złożenie dokumentu pełnomocnictwa w wysokości 17 złotych (słownie: siedemnaście 00/100 złotych) na rachunek bankowy:

Urząd Miejski w Białymstoku, Departament Finansów Miasta

Nr konta: 26 1240 5211 1111 0010 3553 3132

tytułem: „Opłata skarbowa za złożenie dokumentu pełnomocnictwa dla (...) (w tym miejscu należy wpisać imię i nazwisko pełnomocnika)”

Świadczenie usług w zakresie pośrednictwa pracy i/lub pracy tymczasowej na rzecz cudzoziemców

Prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie pośrednictwa pracy i/lub pracy tymczasowej na rzecz cudzoziemców, od których wymagane jest posiadanie zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, o których mowa w art. 6 ustawy z dnia 20.03.2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzenia pracy cudzoziemcom na terytorium RP, jest możliwe po 2 latach od wpisu do rejestru agencji zatrudnienia i świadczeniu usług pośrednictwa pracy i/lub pracy tymczasowej na rzecz obywateli RP. Podmiot ubiegający się o ww. wpis ponadto powinien spełniać warunki określone w art. 307 ust. 1 i 2 ustawy.

Uzyskanie wpisu w rejestrze agencji zatrudnienia, w zakresie świadczenia usługi o której mowa wyżej (tzw. wpis „cudzoziemski”) wymaga złożenia wniosku o zmianę danych w rejestrze podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia oraz uiszczenia opłaty w wysokości 1000 zł.

Ważne zmiany dla podmiotów posiadających wpis!

Obowiązek uzyskania wpisu do rejestru agencji zatrudnienia dotyczy tylko usług pośrednictwa pracy oraz pracy tymczasowej. Z obowiązku uzyskania wpisu do rejestru agencji zatrudnienia zostały zwolnione podmioty prowadzące doradztwo personalne i poradnictwo zawodowe.

Wpisy do rejestru podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia i certyfikaty o dokonaniu wpisu podmiotu do rejestru, uprawniające do świadczenia doradztwa personalnego i poradnictwa zawodowego, wydane agencjom zatrudnienia przez marszałka województwa tracą ważność z dniem 31.05.2025r.

Zniesiono obowiązek wydawania certyfikatów o dokonaniu wpisu do rejestru

Wpisy do rejestru podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia i certyfikaty o dokonaniu wpisu podmiotu do rejestru, uprawniające do świadczenia pośrednictwa pracy albo pracy tymczasowej, wydane agencjom zatrudnienia przez marszałka województwa na podstawie przepisów z dnia 20 kwietnia 2004r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy zachowują ważność do czasu wykreślenia podmiotu z rejestru agencji zatrudnienia.

Dodano usługę gromadzenia i udostępniania informacji o wolnych i poszukiwanych miejscach pracy za pośrednictwem systemów teleinformatycznych, dla prowadzenia której wymagany jest wpis do rejestru agencji zatrudnienia w zakresie świadczenia usług pośrednictwa pracy.

UWAGA! Jeśli firma zajmuje się gromadzeniem i udostępnianiem informacji o wolnych i poszukiwanych miejscach pracy za pośrednictwem systemów teleinformatycznych to w ciągu 3 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy (liczonych od dnia 1 czerwca 2025 r.) powinna wystąpić o wpis do rejestru w tym zakresie.

Wprowadzono obowiązek uzyskania dodatkowego wpisu w przypadku świadczenia usług na rzecz cudzoziemców – tzw. „wpis cudzoziemski”

Wszystkie agencje zatrudnienia posiadające już wpis do rejestru agencji zatrudnienia i zamierzające dalej świadczyć usługi w zakresie pośrednictwa pracy i/lub pracy tymczasowej na rzecz cudzoziemców, od których wymagane jest posiadanie zezwolenia na pracę lub oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi wpisanemu do ewidencji oświadczeń, muszą wystąpić o dodatkowy wpis w terminie 3 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy.

Wzór wniosku oraz informacje dotyczące składania wniosków o zmianę wpisu w rejestrze agencji zatrudnienia znajdują się na stronie https://stor.praca.gov.pl/portal/kraz.

Doprecyzowano przepisy dotyczące obowiązku posiadania lokalu przez agencję zatrudnienia

Agencja zatrudnienia ma obowiązek posiadać lokal na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w którym są świadczone usługi, przeznaczony na biuro agencji zatrudnienia, w którym agencja zatrudnienia zapewnia możliwość bezpośredniego kontaktu z przedstawicielami agencji. W lokalu przechowywane są dokumenty związane ze świadczeniem przez agencje zatrudnienia usług pośrednictwa pracy oraz pracy tymczasowej, w tym dokumentacja pracownicza pracowników tymczasowych oraz dokumentacja osób niebędących pracownikami agencji pracy tymczasowej skierowanych do wykonywania pracy tymczasowej

Prawa i obowiązki podmiotów świadczących usługi jako agencja zatrudnienia

Warunki jakie musi spełniać podmiot ubiegający się o wpis lub posiadający już wpis do rejestru agencji zatrudnienia to m.in.:

brak zaległości podatkowych, zaległości z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Fundusz Emerytur Pomostowych oraz brak zaległości z wpłatami na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, o ile jest obowiązany do ich opłacania,
brak zaległości z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne rolników lub na ubezpieczenie zdrowotne,
podmiot występujący o wpis lub agencja zatrudnienia nie może być podmiotem, w imieniu lub na rzecz którego działają lub działały osoby zarządzające tym podmiotem lub go reprezentujące ukarane prawomocnym wyrokiem za wykroczenie, o którym mowa w art. 362–367, lub skazane prawomocnym wyrokiem za przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo składania fałszywych zeznań lub oświadczeń, przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów lub przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu i interesom majątkowym w obrocie cywilnoprawnym lub ukarane prawomocnym wyrokiem za wykroczenie, o którym mowa w art. 84 ust. 1–12 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
podmiot nie może być w stanie likwidacji lub upadłości,
podmiot nie może posiadać zakazu wykonywania działalności gospodarczej objętej wpisem,
podmiot zobowiązany jest posiadać lokal, w którym są świadczone usługi, przeznaczony na biuro agencji zatrudnienia, w którym agencja zatrudnienia zapewnia możliwość bezpośredniego kontaktu z przedstawicielami agencji.
W lokalu winny być przechowywane dokumenty związane ze świadczeniem przez agencje zatrudnienia usług pośrednictwa pracy oraz pracy tymczasowej, w tym dokumentacja pracownicza pracowników tymczasowych oraz dokumentacja osób niebędących pracownikami agencji pracy tymczasowej skierowanych do wykonywania pracy tymczasowej.

UWAGA!

O wpis do rejestru agencji zatrudnienia nie może ubiegać się podmiot, który występuje o ten wpis po stwierdzeniu przez Państwową Inspekcję Pracy prowadzenia przez ten podmiot usług agencji zatrudnienia bez wymaganego wpisu do rejestru agencji zatrudnienia.

WAŻNE!

w ofertach, ogłoszeniach i dokumentach należy umieszczać numer wpisu do rejestru, natomiast ogłaszane oferty pracy do wykonywania pracy tymczasowej muszą być oznaczone jako „oferta pracy tymczasowej”,
podmiot ma obowiązek prowadzenia wykazu osób kierowanych do pracy za granicą oraz wykazu pracodawców, do których są kierowane osoby do pracy za granicą,
kierowanie osób do pracy za granicą u pracodawców zagranicznych, musi odbywać się na podstawie pisemnej umowy zawartej z osobą kierowaną do pracy za granicą oraz z pracodawcą zagranicznym, umowa musi zawierać wymagane ustawą elementy – w tym m.in. oznaczenie pracodawcy zagranicznego, okres pracy, rodzaj umowy, warunki wynagrodzenia, w tym warunki ubezpieczenia społecznego, dane kontaktowe z przedstawicielami agencji zatrudnienia, zakres odpowiedzialności cywilnej stron w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania umowy,
przed podpisaniem umowy z cudzoziemcem agencja ma obowiązek przedstawić jej pisemne tłumaczenie na język dla niego zrozumiały,
agencja zatrudnienia nie może pobierać opłat od osoby kierowanej do pracy za granicą innych niż określone w ustawie (dojazd i powrót osoby skierowanej, wydanie wizy, badania lekarskie, tłumaczenia dokumentów),
agencja zatrudnienia nie może dyskryminować ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, pochodzenie etniczne, narodowość, orientację seksualną, przekonania polityczne, światopogląd lub ze względu na przynależność związkową,

Obowiązki informacyjne podmiotu posiadającego wpis do rejestru agencji zatrudnienia to m.in.

obowiązek zgłaszania w terminie 14 dni od ich powstania, zmian w zakresie oznaczenia podmiotu, w tym formy prawnej prowadzonej działalności, adresu siedziby lub adresu stałego miejsca wykonywania działalności, adresu lokalu/lokali, adresu do doręczeń elektronicznych, danych kontaktowych,
zgłaszanie informacji o zaprzestaniu, zawieszeniu albo wznowieniu wykonywania działalności w terminie 14 dni od dnia ich powstania,
zgłaszanie zmiany osób zarządzających i reprezentujących podmiot w terminie 14 dni od dokonania zmiany wraz ze stosownymi oświadczeniami,
w terminie do 31 stycznia danego roku każda agencja zatrudnienia jest zobowiązana złożyć Informację o działalności agencji za rok poprzedni, zmiana Informacji winna być złożona do 1 marca (obowiązek nie dotyczy agencji, która posiada wpis w zakresie świadczenia usługi gromadzenia i udostępniania informacji o wolnych i poszukiwanych miejscach pracy za pośrednictwem systemów teleinformatycznych).

Ważne!

Każda agencja zatrudnienia, w celu ustalenia czy posiada zaległości z tytułu niepłacenia składek na ubezpieczenie społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz Fundusz Emerytur Pomostowych, co najmniej raz na kwartał, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego poddawana jest weryfikacji.

W przypadku wystąpienia zaległości w ZUS podmiot będzie wzywany do usunięcia naruszenia warunku prowadzenia agencji zatrudnienia w terminie 14 dni od otrzymania wezwania z sankcją zakazu i wykreślenia z rejestru agencji zatrudnienia.

WYKREŚLENIE PODMIOTU Z REJESTRU AGENCJI ZATRUDNIENIA

Podmiot może zostać wykreślony z rejestru na własny wniosek lub w przypadku naruszenia przepisów regulujących działalność agencji zatrudnienia.

Wydanie decyzji o wykreśleniu z rejestru agencji zatrudnienia na pisemny wniosek o wykreślenie podmiotu z rejestru agencji zatrudnienia podlega opłacie skarbowej w wysokości 10 zł zgodnie z ustawą z dnia 16 listopada 2006r. o opłacie skarbowej.

Opłatę skarbową należy dokonać na rachunek:

Urząd Miejski w Białymstoku, Departament Finansów Miasta

Nr konta: 26 1240 5211 1111 0010 3553 3132

z dopiskiem: "Za wydanie decyzji o wykreśleniu z rejestru agencji zatrudnienia".

Dodatkowe informacje na temat rejestru agencji zatrudnienia można uzyskać w:

Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Białymstoku

ul. Pogodna 22

15-354 Białystok

tel.: 85 74 97 253, 85 74 97 237.

Obsługa interesantów odbywa się w godzinach 8:00 – 15:00

Dokumenty do pobrania: